La comunicación interna en tiempos “post-covid”

Quizá marca el contexto, pero de un tiempo a esta parte ha aumentado la sensibilidad por los temas de comunicación interna. La preocupación latente por la falta de personas cualificadas y la dificultad creciente de cubrir puestos críticos posiblemente tengan algo que ver. Paradójicamente, también vemos como a medida que descienden los contagios y se minimiza el COVID-19, aumenta el número de personas que vuelven a las oficinas y se incrementan los índices de desmotivación en las organizaciones. Parece que se fue la magia de esos primeros meses de trabajo en remoto y equipo unido virtualmente, sacando adelante las cosas en momentos críticos.

Como los cambios culturales suelen ser lentos, el primer imput visible es que impera en algunos casos el afán por hacer cosas. Por ejemplo, convocar reuniones, enviar e-mails, crear boletines de noticias o comprar/desarrollar nuevos softwares para Intranets dinámicas, accesibles y amigables. Como si las herramientas fueran el fin, cuando solo son un medio.

Sin desmerecer estas acciones, hay que decir que, según para qué, para quién y cuándo, unos canales y formatos funcionan mejor que otros. La clave está en saber elegirlos bien, armonizarlos y utilizarlos en el momento adecuado. Y eso solo se consigue si se tienen claros los objetivos, las personas y los contextos. ¡Qué importantes son los contextos!

Herramientas para la comunicación interna

Las reuniones, por ejemplo, son útiles cuando se desea recibir comentarios de los miembros de un equipo o plantear temas complejos que requieren consenso y coordinación de actuaciones, pero abusar de ellas las hace inoperativas.

El correo electrónico ayuda a proporcionar información importante y oportuna, pero si no se utiliza bien genera mucho ruido. Es conveniente que temas complejos se canalicen por otras vías. Los correos, si sencillos, directos y cortos, mejor.

Los newsletters son herramientas informativas. Hacer un boletín de noticias está bien, pero su potencial es mucho mayor si lo acompañas con otras acciones, porque una comunicación efectiva siempre requiere de un feedback.

La comunicación cara a cara y las conversaciones son necesarias para una conexión personal y para superar la resistencia al cambio. De la calidad de las conversaciones, las relaciones y las interacciones entre las personas depende en gran medida la cohesión y el compromiso de un equipo. Solo funciona con honestidad y autenticidad. También integridad y coherencia. Y saber escuchar al otro.

El vídeo es el mejor de los formatos posibles para contar historias y despertar emociones. Todavía tiene un gran campo de desarrollo y potencial en comunicación interna.

Igualmente, la gamificación empieza a llegar, pero aún está poco introducida. La veremos más en un futuro. Porque todo lo que vaya al móvil, adquiere enteros.

Cuando hay datos y mensajes que es importante que se recuerden, lo mejor es utilizar el papel, por ejemplo, folletos o guías.

Qué decir del boom de las herramientas digitales, desde las redes sociales internas a las plataformas colaborativas en la nube, ayudan mucho a equipos cuyos miembros están geográficamente alejados. Además, fomentan la cultura digital y la colaboración. Pero necesitan de la actitud receptiva de sus usuarios o no funcionan. Por eso, antes de apresurarte a realizar importantes inversiones en las mismas, invierte primero en fomentar una cultura abierta al cambio y al uso de la tecnología.

Y no olvidemos nunca que las personas, el máximo directivo/a, su equipo más cercano y los cargos intermedios siempre están comunicando, tengan intención de hacerlo o no. Hasta en el silencio comunican. ¡Cuánto se profundiza en el conocimiento de una organización cuando se aprende a interpretar los silencios de sus líderes!

Y tú, ¿también utilizas el silencio como forma de comunicación? ¿En qué canales/herramientas te apoyas más? ¿Percibes la comunicación interna como de menor importancia que la comunicación externa? ¿La trabajas desde un planteamiento integral, como parte de la cultura organizacional, o la dejas a la improvisación del momento o de los equipos?

Ya sé, son muchas preguntas. ¿Te las has hecho?

La comunicación interna, gestionada bien e integralmente, con una visión sistémica, ayuda y mucho a generar contextos, momentos de flujo. Comunicar y conectar, dos verbos para la acción que ganan enteros y están marcando la hoja de ruta de la gestión en las organizaciones, especialmente la hoja de ruta de la gestión directa de los/las CEO.

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